L'expatriation d'un salarié demande énormément de travail au moment du départ de son pays d'rigine et à son arrivée en France mais il est également important de penser au suivi tout au long de l'année. Quels sont les points essentiels qu'il faut suivre ?

La paie
Le package de l'impatrié
Les budgets des avantages en nature en France
L'assistance fiscale
L'immigration
La couverture sociale
La durée de l'avenant d'expatriation






La paie



On a déjà souligné l'importance de la coordination avec le service paie mais il est important de noter que le RH lui-même doit être en position de pouvoir comprendre, analyser et expliquer des problèmes de paie qui peuvent survenir.

En effet, l'impatrié s'adressera, dans la majorité des cas, au RH, lorsqu'il aura un problème relatif à sa paie. Lorsqu'on a un seul salarié impatrié cela est tout à fait gérable, mais lorsqu'on a beaucoup d'impatriés cela peut vite devenir une charge très importante de travail en plus. Alors qu'en tant que RH on a une confiance presque absolue en la paie «France », il est essentiel de se rappeler que la paie d'un impatrié n'a presque rien à voir d'un point de vue complexité et qu'il est donc essentiel d'accompagner le responsable paie ainsi que l'impatrié afin que les problèmes soient résolus en pleine coordination.

Idéalement il est aussi important de s'assurer au moins deux fois par an que la paie de l'impatrié est correcte, essentiellement vérifier que le salaire et package prévu à été respecté, mais aussi que les contributions sociales françaises (voir étrangères) ont bien été payées et ce sur les bonnes bases.











Le package de l'impatrié



Comme nous l'avons conseillé dans la partie « package » il est préférable d'avoir un package « évolutif » et bien distinct de la rémunération de référence du pays d'origine. Un package évolutif sous entend des primes qui sont mises à jour au minimum une fois par an et idéalement deux.

Essentiellement les primes qui peuvent, voire, doivent, être mises à jour sont la prime d'expatriation, hardship ou difficulté de vie et l'ajustement du coût de la vie.

La prime d'expatriation, en principe liée aux conditions de vie dans le pays, doit être revue une fois par an. La majorité des prestataires spécialisés dans la détermination de pourcentages à appliquer par pays, font cette même revue annuelle. La revue permet de montrer au salarié que la prime n'est pas arbitrairement fixée en début d'impatriation, mais que celle-ci change tous les ans en accord avec les études des cabinets spécialisés.

Le COLA également doit être mis à jour. Les cabinets spécialisés dans ces calculs, font une mise à jour deux fois par an. En effet, le COLA, plus que le reste, évolue énormément dans une année, nos seulement à cause de l'inflation différente entre les deux pays concernés, mais aussi à cause des problématiques de taux de change. Aussi, si vous abordez l'ajustement du coût de la vie, avec l'impatrié, de manière juste, en indiquant que cet ajustement est fait, non pas pour qu'il ait un complément de rémunération, mais pour que son niveau de vie ne soit pas inférieur ou supérieur à celui qu'il avait à l'étranger , il est essentiel alors de mettre à jour ce COLA au minimum deux fois par an. Vous serez surpris des changements qu'il peut y avoir sur une année sur certains pays, que ce soit en faveur ou défaveur de l'impatrié.

Dans la mise à jour du package il faut également penser à la mise à jour de l'impôt théorique. Notre conseil est de faire un calcul d'impôt théorique tel qu'il serait fait par les autorités fiscales dans le pays d'origine. Cela implique donc une mise à jour annuelle du calcul puisque le barème, plafonds de déductions et autres changent tous les ans.

Si vous avez également choisi un système d'application du package sur la part variable ou bonus versé à l'impatrié, il sera également nécessaire de faire le calcul au moment du versement de la part variable.

Bien entendu, ces mises à jour concernent également les services paie (France et étranger) qui doivent concrètement payer les primes. N'oubliez donc pas de leur communiquer tout changement dans le package!










Les budgets des avantages en nature en France



Les budgets des avantages an nature en France (maison, voiture, école, voyages etc) sont bien entendu fixés au départ ou à l'arrivée du salarié. Comme on peut s'en douter, les prix de tous ces avantages évoluent parfois très rapidement, mais au minimum une fois par an. Il s'agit alors pour le RH de suivre ces évolutions et être capable d'adapter les budgets, si possible avant que l'impatrié le demande, ou au minimum de ne pas complètement fermer la porte à la discussion lorsque l'impatrié demande une augmentation de son budget logement..

Le RH de la société d'origine s'appui souvent sur le RH de la société française pour suivre et actualiser ces budgets. Dans le cas ou vous n'avez pas d'information fiable, vous pouvez vous appuyer sur les agences de relocation.

Il faut se rappeler d'une chose, un budget logement peut facilement représenter 50% du salaire net du salarié impatrié en France!! le suivre et l'ajuster est la moindre des choses…

Il faut penser aussi à l'effet global de ces budgets sur une population d'expatriés. Il faut éviter les différences entre expatriés car elles ne seront, avec raison, jamais comprises.










L'assistance fiscale



Comme nous l'avons déjà abordé il est préférable de faire appel à un conseil fiscal pour l'accomplissement des formalités fiscales en France. Que ce soit à l'arrivée pour vous aider à accomplir toutes les formalités qui incombent à l'employeur, comme pour assister l'impatrié pour sa déclaration de revenus française.

Ce suivi s'impose pour :

assurer que votre conseil à toutes les informations nécessaires pour couvrir l'ensemble des problèmatiques

pour informer le cabinet de l'arrivée ou le départ d'un expatrié dans le pays,

pour la coordination du paiement de l'impôt en Frabce et le cas échéant demander des calculs d'allocation d'impôt afin de déterminer la part d'impôt dû par l'impatrié sur ses revenus personnels.










L'immigration



Les problématiques d'immigration sont bien entendu plus importantes au départ du salarié de son pays d'origine. Néanmoins il est très important d'avoir un suivi précis des types de visas et permis de travail ou de résidence dont disposent vos impatriés. En effet il est pas rare de voir des permis de travail, séjour ou visas d'une validité moins longue que la mission de l'impatrié. Il n'est donc pas évident de penser au renouvellement de ces papiers deux ans après l'arrivée du salarié…le RH et l'employeur au sens général du terme doit s'assurer en tant qu'obligation légale, que son salarié possède les autorisations requises !










La couverture sociale



Par couverture sociale on entend ici essentiellement les cas de détachement. En effet, les certificats de détachement sont eux aussi délivrés pour une durée déterminée, de un an à deux ou plus. Il est donc nécessaire de penser au renouvellement de ceux-ci et ce avec le temps nécessaire à l'obtention de l'accord des autorités sociales (parfois plus de 2 mois !). il est également à noter que la plupart des certificats de détachement ont une durée déterminée maximum. Ainsi, au bout de plusieurs renouvellements, il sera obligatoire de affilier votre salarié impatrié au régime de sécurité sociale obligatoire en France.

Dans le cas de l'expatrié du point de vue de la sécurité sociale, le suivi de la couverture sociale est un peu plus simple. En principe, il sera uniquement nécessaire de s'assurer qu'en cas de changement de situation de famille ou de pays, que les différents organismes compétents du pays d'origne soient prévenus.

Un manquement aux obligations sociales met en risque votre salarié et est considéré par les authorités comme une faute pénale.









La durée de l'avenant d'expatriation



Suivi plutôt simple à effectuer mais important tout de même lorsqu'on a de nombreux expatriés. En effet, l'avenant d'expatriation est à durée déterminée et cela implique soit un renouvellement si l'expatrié continue sa mission, soit lorsque la date de retour approche préparer si possible bien en avance ce retour.

Compter sur sa mémoire est une bonne chose, mais il est préférable d'avoir un tableau, base de données ou autre, qui vous permette de suivre tout cela et d'avoir en un coup d'œil toutes les informations importantes que nous venons de développer!