Certes l'expatriation d'un salarié demande énormément de travail au moment du départ de celui-ci mais il est également important de penser au suivi tout au long de l'année. Quels sont les points essentiels qu'il faut suivre ?
La paie
On a déjà souligné l'importance de la coordination avec le service paie mais il est important de noter que le RH lui-même doit être en position de pouvoir comprendre, analyser et expliquer des problèmes de paie qui peuvent survenir.
En effet, l'expatrié s'adressera, dans la majorité des cas, au RH, lorsqu'il aura un problème relatif à sa paie. Lorsqu'on a un seul expatrié cela est tout à fait gérable, mais lorsqu'on a beaucoup d'expatriés cela peut vite devenir une charge très importante de travail en plus. Alors qu'en tant que RH on a une confiance presque absolue en la paie « France », il est essentiel de se rappeler que la paie d'un expatrié n'a presque rien à voir d'un point de vue complexité et qu'il est donc essentiel d'accompagner le responsable paie ainsi que l'expatrié afin que les problèmes soient résolus en pleine coordination.
Idéalement il est aussi important de s'assurer au moins deux fois par an que la paie de l'expatrié est correcte, essentiellement vérifier que le salaire et package prévus ont été respectés, mais aussi que les contributions sociales Française ou étrangères ont bien été payées et ce sur les bonnes bases.
Le package de l'expatrié
Comme nous l'avons conseillé dans la partie « package » il est préférable d'avoir un package « évolutif » et bien distinct de la rémunération de référence Française. Un package évolutif sous entend des primes qui sont mises à jour au minimum une fois par an et idéalement deux.
Essentiellement les primes qui peuvent, voire, doivent, être mises à jour sont la prime d'expatriation, hardship ou difficulté de vie et l'ajustement du coût de la vie.
La prime d'expatriation, en principe liée aux conditions de vie dans le pays, doit être revue une fois par an. La majorité des prestataires spécialisés dans la détermination de pourcentages à appliquer par pays, font cette même revue annuelle. La revue permet de montrer au salarié que la prime n'est pas arbitrairement fixée en début d'expatriation, mais que celle-ci change tous les ans en accord avec les études des cabinets spécialisés.
Le COLA également doit être mis à jour. Les cabinets spécialisés dans ces calculs, font une mise à jour deux fois par an. En effet, le COLA, plus que le reste, évolue énormément dans une année, non seulement à cause de l'inflation différente entre les deux pays concernés, mais aussi à cause des problématiques de taux de change. Aussi, si vous abordez l'ajustement du coût de la vie, avec l'expatrié, de manière juste, en indiquant que cet ajustement est fait, non pas pour qu'il ait un complément de rémunération, mais pour que son niveau de vie ne soit pas inférieur ou supérieur à celui qu'il avait en France, il est essentiel alors de mettre à jour ce COLA au minimum deux fois par an. Vous serez surpris des changements qu'il peut y avoir sur une année sur certains pays, que ce soit en faveur ou défaveur de l'expatrié.
Dans la mise à jour du package il faut également penser à la mise à jour de l'impôt théorique. Notre conseil est de faire un calcul d'impôt théorique tel qu'il serait fait par les autorités françaises si l'expatrié était resté en France. Cela implique donc une mise à jour annuelle du calcul puisque le barème, plafonds de déductions et autres changent tous les ans.
Si vous avez également choisi un système d'application du package sur la part variable ou bonus versé à l'expatrié, il sera également nécessaire de faire le calcul au moment du versement de la part variable.
Bien entendu, ces mises à jour concernent également les services paie (France et étranger) qui doivent concrètement payer les primes. N'oubliez donc pas de leur communiquer tout changement dans le package!
Les budgets des avantages en nature locaux
Les budgets des avantages en nature locaux (maison, voiture, école, voyages etc) sont bien entendu fixés au départ du salarié. Comme on peut s'en douter, les prix de tous ces avantages évoluent parfois très rapidement, mais au minimum une fois par an. Il s'agit alors pour le RH de suivre ces évolutions et être capable d'adapter les budgets, si possible avant que l'expatrié le demande, ou au minimum de ne pas complètement fermer la porte à la discussion lorsque l'expatrié demande une augmentation de son budget logement..
Pour suivre ces budgets il est essentiel pour le RH français de s'appuyer sur son RH à l'étranger !! On peut bien sûr avoir une grande confiance dans l'expatrié lui-même, mais il est toujours important d'avoir deux avis !! Dans le cas ou vous n'avez pas de correspondant ou de véritable structure à l'étranger, vous pouvez vous appuyer sur les agences de relocation.
Il faut se rappeler d'une chose, un budget logement peut facilement représenter 50% du salaire net de l'expatrié dans certains pays !! le suivre et l'ajuster est la moindre des choses…
Il faut penser aussi à l'effet global de ces budgets sur une population d'expatriés. Il faut éviter les différences entre expatriés car elles ne seront, avec raison, jamais comprises.
L'assistance fiscale
Comme nous l'avons déjà abordé il est préférable de faire appel à un cabinet fiscal et social pour les formalités dans le pays d'accueil : Que ce soit au départ pour vous aider à accomplir toutes les formalités qui incombent à l'employeur, comme pour assister l'expatrié pour sa déclaration de revenus locale.
Le suivi s'impose pour vous assurer que le cabinet à toutes les informations nécessaires pour couvrir l'ensemble des problèmes, pour informer le cabinet de l'arrivée ou le départ d'un expatrié dans le pays, pour la coordination du paiement de l'impôt local et le cas échéant demander des calculs d'allocation d'impôt afin de déterminer la part d'impôt dû par l'expatrié sur ses revenus personnels.
L'immigration
Les problématiques d'immigration sont bien entendu plus importantes au départ du salarié. Néanmoins il est très important d'avoir un suivi précis des types de visas et permis de travail ou de résidence dont disposent vos expatriés. En effet il est pas rare de voir des permis de travail, séjour ou visas d'une validité moins longue que la mission de l'expatrié. Il n'est donc pas évident de penser au renouvellement de ces papiers deux ans après le départ du salarié…le RH et l'employeur au sens général du terme doivent s'assurer en tant qu'obligation légale, que son salarié possède les autorisations requises !
La couverture sociale
Par couverture sociale on entend ici essentiellement les cas de détachement. En effet, les certificats de détachement sont eux aussi délivrés pour une durée déterminée, de un an à deux ou plus. Il est donc nécessaire de penser au renouvellement de ceux-ci et ce avec le temps nécessaire à l'obtention de l'accord des autorités sociales (parfois plus de 2 mois !).
Dans le cas de l'expatrié le suivi de la couverture sociale est un peu plus simple. En principe, il sera uniquement nécessaire de s'assurer qu'en cas de changement de situation de famille ou de pays, que les caisses (CFE, assurance maladie, prévoyance etc..) soient prévenues.
La durée de l'avenant d'expatriation
Suivi plutôt simple à effectuer mais important tout de même lorsqu'on a de nombreux expatriés. En effet, l'avenant d'expatriation est à durée déterminée et cela implique soit un renouvellement si l'expatrié continue sa mission, soit lorsque la date de retour approche préparer si possible bien en avance ce retour.
Compter sur sa mémoire est une bonne chose, mais il est préférable d'avoir un tableau, base de données ou autre, qui vous permette de suivre tout cela et d'avoir en un coup d'œil toutes les informations importantes que nous venons de développer!
