La rencontre avec le salarié impatrié dans le processus d'impatriation est une étape essentielle. Cette rencontre doit avoir lieu le plus rapidement possible après son arrivée en France.
Il ne s'agit pas de la première rencontre avec l'impatrié. Les RH de la société d'origine sont en principe en charge de cette première étape. En effet, celui-ci aura bien entendu déjà été identifié, choisi, et les détails de sa future fonction en France lui auront été clairement expliqués.
Cette rencontre avec l'impatrié doit permettre de confirmer tous les aspects liés à son arrivée en France : son statut au regard du droit du travail, son statut social, son package, les formalités d'immigration restant à effectuer, son emménagement, sa fiscalité en France ou à l'étranger, les modalités administratives à accomplir en France.
L'idée de cette rencontre et de ces explications très avancées est de laisser le moins de zones d'interrogations possible. Il faut se rappeler qu'une expatriation est un moment important dans la vie d'un salarié, non seulement au niveau professionnel mais aussi au niveau familial. Il est donc normal que le salarié se pose de nombreuses questions et le rôle du RH est de tenter d'y répondre le plus clairement possible afin que le salarié impatrié rencontre le moins de difficultés possibles.
La couverture sociale
C'est un point important pour l'impatrié. Pour résumer rapidement, le salarié se sent concerné par deux points essentiels : la retraite et la couverture santé pour lui-même et sa famille.
Il est donc crucial pour le RH d'aborder ces aspects.
Que le salarié soit détaché ou expatrié au sens de la sécurité sociale, il faut le rassurer sur le fait qu'il continuera à cotiser pour sa retraite dans son pays d'origine (si prévu dans son contrat) . S'il est expatrié, il conviendra de lui confirmer sur quelle base l'employeur cotisera. En général, on maintient une cotisation à la retraite de base et à l'équivalent étranger de la complémentaire, sur le salaire de base et la part variable (bonus). Si vous avez un plan complémentaire dans votre entreprise, et à moins que vous n'ayez fait une véritable suspension de son contrat de travail, vous devrez également maintenir les cotisations.
La couverture santé est également essentielle pour l'expatrié, car cela concerne aussi sa famille. Selon le choix que vous aurez fait en tant qu'employeur pour garantir une couverture santé au salarié, il conviendra de lui expliquer le fonctionnement, le niveau de couverture, lui fournir toutes les informations utiles afin qu'il puisse rassurer sa famille et qu'il puisse, le moment venu, se faire rembourser de ses soins de santé sans trop de difficultés.
Vous devez bien entendu aborder les autres aspects de la couverture sociale, la prévoyance, le chômage, l'assurance rapatriement, les accidents du travail etc.
Explication du package
L'explication du package est une des parties essentielles de cette rencontre. Il aura certainement déjà été expliqué par les RH du pays d'origine avant le départ. Néanmoins, le package étant un point important pour l'impatrié, il conviendra de l'aborder de nouveau avec lui. Si vous avez choisi d'appliquer un package dit «évolutif» avec une égalisation sociale et fiscale, des primes géographiques, un ajustement du coût de la vie, des primes de mobilité, d'installation ou autres, il est crucial de voir en détail avec l'impatrié son fonctionnement.
La clé de la compréhension du package repose sur la séparation entre le salaire de référence et les primes d'expatriation. Le salarié doit comprendre et assimiler que les compléments salariaux qu'il va percevoir sont entièrement liés à son expatriation. A son retour, c'est son salaire de référence qui lui sera versé. Bien entendu, il est conseillé de faire évoluer ce salaire de référence de la même manière qu'il aurait évolué dans son pays d'origine, c'est-à-dire appliquer des augmentations annuelles.
Si vos primes d'expatriation, ajustements du coût de la vie ou autres évoluent chaque année, il convient d'expliquer au salarié comment ces primes peuvent varier et comment elles sont calculées. Il sera d'ailleurs essentiel de communiquer avec l'impatrié tout au long de sa mission, dès que son package changera.
La fiscalité
Aborder la fiscalité du salarié impatrié est un point un peu plus technique et difficile pour les RH. Il est d'ailleurs conseillé d'accompagner l'impatrié avec un cabinet spécialisé sur ces sujets, afin d'éviter des problèmes qui peuvent s'avérer être très compliqués à gérer lorsque l'on est étranger.
Deux points clés sont à relever : la fiscalité française et la fiscalité à l'étranger.
Un impatrié se posera trois questions simples : Où dois-je payer mes impôts ? Sur quels revenus ? Comment fais-je ?
La résidence fiscale n'est pas un choix, elle est déterminée par l'application de règles fiscales de chaque pays, et en cas de « conflit » par les conventions fiscales internationales (lorsqu'elles existent).
Prenons un exemple d'un salarié Allemand qui vient en France pendant trois ans avec sa famille. Vous avez choisi d'appliquer un package avec égalisation fiscale, et de le maintenir sur la paie en Allemagne. Une des premières erreurs est de penser qu'il doit payer ses impôts en Allemagne, car il est payé par une société Allemande. Ce n'est pas la « nationalité » de l'employeur qui détermine le droit d'imposition et la résidence fiscale, mais plutôt, et en général, le lieu de séjour principal, c'est-à-dire le lieu où se situe le centre des intérêts vitaux du concerné, ou le lieu d'exercice de l'activité. Ainsi, le salarié qui s'installe pour trois ans en France avec sa famille devra y payer l'impôt sur le revenu. De l'autre côté en Allemagne, s'il ne perçoit pas de revenus dits de source Allemande (revenus fonciers par exemple), il ne devra plus, en principe, déposer de déclaration de revenus, ni payer de l'impôt sur le revenu (mais ce point devra être vérifié avec un cabinet spécialisé).
Il est donc essentiel pour le RH de comprendre un minimum les mécanismes fiscaux internationaux, afin d'expliquer à l'impatrié l'importance de ces aspects. Si ce sujet n'est pas abordé, il y a de grandes chances pour que le salarié ne se préoccupe pas, ou très peu, de sa fiscalité à l'international. Il peut par exemple continuer de déposer une déclaration dans son pays d'origine, y payer de l'impôt alors que cela devrait être fait en France. Il peut ainsi être confronté à un redressement fiscal en France, et en tant que salarié impatrié, c'est auprès de son employeur qu'il demandera de l'assistance. Il est alors très souvent compliqué de sortir d'un redressement fiscal sans y consacrer beaucoup de temps, d'énergie et malheureusement de l'argent, car un redressement est souvent accompagné de pénalités à payer.
Ainsi, nous conseillons vivement de faire appel à un cabinet d'avocats spécialisé dans le domaine pour analyser au moment du départ quelles seront les obligations fiscales dans chaque pays, mais aussi pour assister le salarié pour compléter ses déclarations de revenus correctement et dans les délais légaux.
Une fois que vous avez abordé tous ces sujets techniques de l'impatriation, il est toujours intéressant pour le salarié de recevoir des conseils pratiques liés à son arrivée, afin qu'il rencontre le moins de difficultés possibles.
Vous pouvez alors aborder des sujets pratiques internes tels que la prise de congés, le fonctionnement du CE (s'il peut en bénéficier), les notes de frais, les éventuels avantage auxquels il pourrait prétendre en France (intéressement/participation) etc. N'oubliez pas que l'impatrié vient d'un pays ou les choses peuvent être très différentes, donc des points qui vous paraissent évidents peuvent être beaucoup plus complexes pour l'impatrié. Nous vous conseillons aussi d'aborder les points relatifs à son installation, le logement, l'immigration, les inscription aux écoles etc.
