Le département paie est un des services les plus importants pour le RH amené à gérer des expatriés, et par département paie on entend non seulement en France mais aussi à l'étranger. Pourquoi est-ce si important ? 

D'abord car pour l'expatrié, comme pour tout salarié, il serait juste inconcevable de ne pas être payé ce qui à été convenu dans son contrat 

Egalement car la paie est un des premiers “représentants” de l'employeur pour l'expatrié. Une paie incorrecte, des erreurs de virement, des régularisations vont créer chez l'expatrié un sentiment d'incompétence pour l'ensemble des Ressources Humaines de votre entreprise. Le conflit ne sera jamais direct mais l'expatrié aura un sentiment que son expatriation n'est pas maîtrisée…cette impression lui donnera dans certains cas l'occasion de contester ou négocier d'autres aspects de son expatriation. 

Ensuite il est évident que la paie, en France ou à l'étranger, doit se faire dans le respect d'un grand nombre de règles. La complexité tient au fait qu'il s'agit d'adapter dans la plupart des cas des règles faites pour une paie “France” à une paie d'expatrié. Vous rencontrerez souvent des difficultés évidentes de compréhension avec les responsables paie qui n'ont jamais été confrontés à des cas d'expatriation et qui auront des problèmes pour s'adapter eux-mêmes ainsi que leur logiciels de paie. 

Il est donc essentiel d'inclure le responsable paie dans la “boucle” de l'expatriation. Il faut l'informer le plus vite possible du possible départ de votre salarié afin qu'il puisse préparer la paie. De quelles informations aura-t-il besoin ? 

- avenant d'expatriation signé ;
- package détaillé ;
- date d'entrée en paie expatrié ;
- statut “social” : expatrié sous cotisations volontaires, détaché sécurité sociale ;
- mode de paiement : 100% en France, paiement splitté avec virement à l'étranger, 100% local avec paie à 0 en France ;
- Traitement du solde des congés, de la part variable : faut-il solder ou transférer les droits? 
- Tout élément particulier qui aura été négocié avec l'expatrié.

Tous ces éléments doivent également être transmis au service paie à l'étranger qui devra payer les contributions sociales dans le cas d'une expatriation et dans la plupart des cas calculer et retenir l'impôt sur le revenu à la source. 

Pendant l'expatriation, la communication avec la paie doit également être de qualité. En effet, tout paiement de prime spéciale, de bonus ou autre, peut avoir un impact sur la paie. Il s'agit alors de parfaitement indiquer le traitement à la paie pour ne pas avoir de soucis par la suite avec l'expatrié. 

Pour les mêmes raisons, lors du retour de l'expatrié la même coordination devra avoir lieu entre le RH et les services paie. 

Nous ne rentrerons pas ici dans le détail de la paie de l'expatrié mais vous trouverez sur notre Blog un article dédié à tous les aspects techniques. Il est non seulement essentiel pour le responsable paie de bien comprendre ces nouveaux mécanismes, mais aussi pour le RH, afin que la communication soit efficace entre les deux.