La rencontre avec le futur expatrié dans le processus d'expatriation est une étape essentielle. Cette rencontre doit avoir lieu une fois les étapes décrites dans la section « Le Choix » finalisées (le statut social de l'expatrié, le package défini et l'avenant au contrat de travail terminé).
Il ne s'agit pas de la première rencontre avec le candidat. En effet celui-ci aura bien entendu déjà été identifié, choisi et les détails de sa future fonction à l'étranger lui auront été clairement expliqués.
Cette rencontre avec l'expatrié doit permettre d'aborder tous les autres aspects de son expatriation : son statut au regard du droit du travail, son statut social, son package, les aspects d'immigration, la relocation, sa fiscalité en France ou à l'étranger, les modalités administratives à accomplir en France avant son départ etc.
L'idée de cette rencontre et de ces explications très avancées est de laisser le moins possible de zones d'interrogations. Il faut se rappeler qu'une expatriation est un moment important dans la vie d'un salarié, non seulement au niveau professionnel mais aussi au niveau familial. Il est donc normal que le salarié se pose de nombreuses questions, et le rôle du RH est de tenter d'y répondre le plus clairement possible afin que le futur expatrié rencontre le moins de difficultés possibles.
Les points techniques
La couverture sociale
C'est un point important pour l'expatrié. Pour résumer rapidement, l'expatrié se sent concerné par deux points essentiels : la retraite et la couverture santé pour lui-même et sa famille.
Il est donc crucial pour le RH d'aborder ces aspects.
Que le salarié soit détaché ou expatrié au sens de la sécurité sociale il faut le rassurer sur le fait qu'il continuera à cotiser pour sa retraite Française. S'il est expatrié il conviendra de lui confirmer sur quelle base l'employeur continuera à cotiser. En général on maintient une cotisation à la retraite de base et à la complémentaire sur le salaire de base et la part variable (bonus). Si vous avez un plan complémentaire dans votre entreprise et à moins que vous ayez fait une véritable suspension de son contrat de travail, vous devrez également maintenir les cotisations.
La couverture santé est également essentielle pour l'expatrié car cela concerne également sa famille. Selon le choix que vous aurez fait en tant qu'employeur pour garantir une couverture santé au salarié à l'international, il conviendra de lui expliquer le fonctionnement, le niveau de couverture, lui fournir toutes les information utiles afin qu'il puisse rassurer sa famille et qu'il puisse le moment venu se faire rembourser de ses soins de santé sans trop de difficulté.
Vous devez bien entendu aborder les autres aspects de la couverture sociale, la prévoyance, le chômage, l'assurance rapatriement, les accidents du travail etc…
Explication du package
L'explication du package est une des parties essentielles de cette rencontre. Certes l'expatrié accepte une mission pour faire évoluer sa carrière, son expérience, pour changer, mais il ne faut pas oublier que l'aspect financier est aussi déterminant pour lui. Si vous avez choisi d'appliquer un package dit « évolutif » avec une égalisation sociale et fiscale, des primes géographiques, un ajustement du coût de la vie, prime de mobilité, prime d'installation ou autres, il est essentiel de voir en détail avec l'expatrié son fonctionnement.
La clé de la compréhension du package repose sur la séparation entre le salaire de référence et les primes d'expatriation. Le salarié doit comprendre et assimiler que les compléments salariaux qu'il va percevoir sont entièrement liés à son expatriation. A son retour, c'est son salaire de référence qui lui sera versé. Bien entendu, il est conseillé de faire évoluer ce salaire de référence de la même manière qu'il aurait évolué en France, c'est-à-dire appliquer des augmentations annuelles.
Si vos primes d'expatriation, ajustements du coût de la vie ou autres, évoluent chaque année, il convient d'expliquer au futur expatrié comment ces primes peuvent évoluer et comment elles sont calculées. Il sera d'ailleurs essentiel de communiquer avec l'expatrié tout au long de sa mission dès que son package changera.
La fiscalité
Aborder la fiscalité du futur expatrié est un point un peu plus technique et difficile pour les RH. Il est d'ailleurs conseillé d'accompagner l'expatrié avec un cabinet spécialisé sur ces sujets afin d'éviter des problèmes qui peuvent s'avérer très compliqués à gérer lorsqu'on est à l'étranger.
Deux points clés sont à relever : la fiscalité française et la fiscalité à l'étranger.
Un expatrié se posera une question simple : Où dois-je payer mes impôts ?
La résidence fiscale n'est pas un choix, elle est déterminée par l'application de règles fiscales de chaque pays et en cas de « conflit » par les conventions fiscales internationales (lorsqu'elles existent).
Prenons un exemple d'un salarié qui part en expatriation pendant trois ans aux Etats-Unis avec sa famille. Vous avez choisi d'appliquer un package avec égalisation fiscale et de le maintenir sur votre paie en France. Une des premières erreurs est de penser qu'il doit payer ses impôts en France car il est payé par une société Française. Ce n'est pas la « nationalité » de l'employeur qui détermine le droit d'imposition et la résidence fiscale, mais plutôt et en général le lieu de séjour principal, le lieu où se situe le centre des intérêts vitaux du concerné ou le lieu d'exercice de l'activité. Ainsi, le salarié qui s'installe pour trois ans aux Etats-Unis avec sa famille devra y payer l'impôt sur le revenu. De l'autre côté en France, si il ne perçoit pas de revenus dits de source Française (revenus fonciers par exemple) il ne devra plus déposer de déclaration de revenus ni payer de l'impôt sur le revenu.
Il est donc essentiel pour le RH de comprendre un minimum les mécanismes fiscaux internationaux afin d'expliquer au futur expatrié l'importance de ces aspects. Si ce sujet n'est pas abordé il y a de grandes chances pour que le salarié ne se préoccupe pas ou très peu de sa fiscalité à l'international. Il peut par exemple continuer de déposer une déclaration en France y payer de l'impôt alors que cela devrait être fait dans le pays d'accueil. Il peut ainsi être confronté à un redressement fiscal dans le pays d'accueil et en tant que salarié expatrié c'est auprès de son employeur qu'il demandera de l'assistance. Il est alors très souvent compliqué de sortir d'un redressement fiscal sans y consacrer beaucoup de temps, d'énergie et malheureusement de l'argent car un redressement est souvent accompagné de pénalités à payer...
Ainsi, nous conseillons vivement de faire appel à un cabinet d'avocats spécialisé dans le domaine pour analyser au moment du départ quelles seront les obligations fiscales dans chaque pays mais aussi pour assister le salarié pour compléter ses déclarations de revenus correctement et dans les délais légaux.
Les modalités administratives à accomplir en France et les aspects pratiques du départ
Une fois que vous avez abordé tous ces sujets techniques de l'expatriation il est toujours intéressant pour le salarié de recevoir des conseils pratiques liés à son départ afin qu'il n'oublie rien.
Résiliation des contrats
Rappelez qu'il doit penser à résilier tous ses contrats : contrat de bail, eau, électricité, abonnements divers. Pour cela il est toujours utile de préparer une attestation de mutation à l'étranger. Celle-ci lui permettra de réduire le délai de notification pour une résiliation de 3 à 1 mois.
Suivi du courrier
Attention au courrier important. Selon le pays ou l'expatrié part, l'envoi du courrier peut être plus ou moins fiable. La poste fait un suivi de courrier à l'international très efficace. L'expatrié doit se rappeler que les délais peuvent être considérablement rallongés et qu'il doit donc anticiper. Il existe d'ailleurs des sociétés spécialisées dans le suivi de courrier pour les expatriés ou les sociétés comme par exemple Ubidoca.
Les Banques
Un départ à l'étranger peut donc impliquer un changement de statut fiscal Français. On devient Non résident et dans ce cadre il est essentiel de consulter sa banque pour s'assurer que tout est en conformité. En effet, certains produits financiers sont réservés aux résidents fiscaux Français et le futur expatrié peut se voir contraint de clôturer un PEA par exemple.
L'expatrié doit aussi penser à l'ouverture d'un compte bancaire à l'étranger afin d'éviter des frais importants lorsqu'il part dans un pays hors de la zone Euro.
Permis de conduire, passeports, cartes électorales etc
Pour commencer il est important de demander auprès de la préfecture un permis de conduire International. Il s'obtient sur simple demande mais il est essentiel de l'avoir afin de conduire à l'étranger (hors Europe). Selon les pays, il sera nécessaire de faire des démarches pour obtenir l'équivalent local.
Un passeport en cours de validité est bien entendu essentiel pour l'expatrié et sa famille. Le passeport est non seulement essentiel pour les formalités administratives, mais c'est aussi le document officiel de référence pour justifier de son identité dans le pays d'accueil. Dans de nombreux pays il sera nécessaire d'obtenir une carte de résident.
Il faut aussi rappeler à l'expatrié de s'inscrire auprès de l'ambassade ou consulat Français dans le pays d'accueil. Cela lui permettra de voter, mais aussi d'être référencé comme Français à l'étranger. La communauté Française à l'étranger est importante et souvent un appui essentiel pour l'expatrié et sa famille pour trouver un soutien et des conseils à l'arrivée dans un pays étranger.
