La mobilité internationale d’un salarié, hors rémunération de base et part variable (bonus, intéressement, participation, stock-options), étant accompagnée de coûts élevés (avantage en nature logement, frais de déménagement, impôts à l’étranger payé par la société), il est nécessaire pour la société de vérifier que l’ensemble des optimisations sociales et fiscales disponibles soient mises en place.
Il est mentionné ci-dessous les principales optimisations sociales pouvant être mises en place (cliquez sur une section pour y accéder directement).
// Les questions à se poser avant de mettre en place une politique d’optimisation sociale
// L’avantage en nature logement
// L’avantage en nature voiture
// L’avantage en nature nourriture
// Les indemnités de grand déplacement
// L’avantage nature logement et nourriture pour les mandataires sociaux
// Gérer la fin de mission d’un salarié
// Les frais acceptés comme frais professionnels en mobilité
//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
// Les questions à se poser avant de mettre en place une politique d’optimisation sociale (haut de page)
Attention, lors de la mise en place d’une politique d’optimisation sociale et fiscale, il faut s’assurer que trois conditions soient respectées :
/// Les règles sociales et fiscales sont clairement connues et maitrisées
L’application de ces règles doit être connue par les différents intervenants (Ressources Humaines ou gestionnaire de paie).
Les règles sociales et fiscales étant en perpétuelle évolution, il est recommandé une vieille juridique de la part de la société en matière sociale, pour s’assurer que la paie de l’ensemble des salariés soient correctes, et fiscale, certaines optimisations fiscales n’étant disponibles que si celles-ci sont clairement identifiables à travers la DADSU (ex : article 155B).
Enfin, les règles doivent également être maîtrisées par les services de paie. Une optimisation tardive (ou des régularisations nécessaires multiples) entraine dans le meilleurs des cas une perte de temps importante pour les services de paie et dans le pire des cas une audit de la part des URSSAF avec toutes les implications financières pouvant y être liées (régularisation, application de pénalités et majorations) .
/// Les intervenants dans la mise en place d’optimisation sociale et fiscale comprennent l’ enjeu financier
Les optimisations sociales et fiscales peuvent générer des économies significatives pour une entreprise.
Par contre, si l’ensemble des intervenants dans la mise en place de ces optimisations ne comprennent pas les enjeux financiers pour la société, il deviendra difficile d’obtenir les informations nécessaires (coûts des lease-plan pour la voiture avec carte essence ou non pour l’avantage en nature voiture, baux au nom de la société avec un nombre de pièces principales clairement définies pour l’optimisation logement, niveau de rémunération de référence pour l’application de l’article 155B du Code général des impôts, etc).
Il est donc recommandé de mentionner les économies pouvant être générer à l’ensemble des intervenants afin de les sensibiliser aux pratiques de la société en matière d’optimisation.
/// Le coût des ressources nécessaires à la mise en place de cette politique d’optimisation sociale et fiscale n’excède pas les économies générées
Générer certaines économies demande parfois un temps considérable et la mise en place n’est pas obligatoirement génératrice d’économies. Il est donc parfois préférable, soit d’abandonner l’économie si cette dernière est faible, soit faire appel à un prestataire externe qui pourra plus aisément mettre en place cette politique d’optimisation.
//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
// L’avantage en nature logement (haut de page)
Le logement mis à la disposition d’un salarié par sa société lors de déplacements professionnels ou de missions à l’étranger est considéré comme un avantage en nature par les URSSAFs. Cet avantage est donc assujetti aux cotisations de sécurité sociale employés, employeurs et taxes assises sur les salaires.
Cet élément de rémunération représentant déjà, avant assujettissement à la sécurité sociale française, un coût substantiel, les autorités sociales permettent aujourd’hui de réduire la facture sociale en optimisant cet avantage en paie.
Déclarer la valeur locative brute
L’administration sociale autorise les sociétés qui octroient un avantage en nature logement à certains salariés de déclarer en paie uniquement le montant de la valeur locative brute.
Cette valeur locative brute est identifiable sur la taxe d’habitation du logement des salariés bénéficiant de cet avantage.
Cette optimisation permet en général aux entreprises de réduire d’environ 60 à 70% la facture sociale de cet avantage en nature.
Déclarer le forfait pièce
Déclarer le forfait-pièce est, pour les entreprises, une des meilleures façons de réduire le coût social de la mobilité internationale d’un salarié détaché.
Le forfait-pièce est un barème communiqué chaque année par l’administration sociale permettant de calculer l’avantage en nature logement en fonction de deux paramètres :
– le niveau de rémunération mensuel du salarié ;
– le nombre de pièces dites « principales » occupées.
Par pièces principales, les autorités sociales entendent les pièces où il est possible de vivre, c’est-à-dire séjours, bureaux, chambres, salons (ainsi que le parking). Les pièces telles que la cuisine, les toilettes, salle-de-bains, placards ne sont pas comptabilisés.
Vous trouverez ci-joint le lien :
Pour bénéficier de cet avantage, l’entreprise doit impérativement signer le bail en son nom et non au nom du salarié. En effet, si le bail est au nom du salarié, l’avantage en nature logement sera considéré comme un avantage en nature en espèces et donc assujetti aux cotisations dans sa totalité.
Enfin, l’application de ce barème permet également à la société régler un grand nombre de dépenses pour le compte du salarié, sans que ces avantages viennent augmenter la facture sociale pour l’entreprise, tel le chauffage, de l’eau, du garage, de l’électricité et du gaz.
Exemple : Une entreprise loge un salarié assujetti à la sécurité sociale française à Paris. L’appartement à un loyer de EUR 2 500 par mois avec EUR 200 de charges mensuelles pour l’électricité, l’eau et le chauffage. L’appartement comprend, trois chambres, un salon, une salle à manger, une cuisine, deux salles de bains et deux toilettes.
a) En l’absence d’un bail au nom de la société, le montant de l’avantage en nature logement devant être soumis aux cotisations de sécurité sociale est de :
EUR 40 500
(12 x EUR 2 700 + le remboursement de charges sociales employés)
soit un coût total de EUR 56 700
(EUR 32 400 de logement, EUR 8 100 approximativement de sécurité sociale employé et EUR 16 200 de sécurité sociale employeur).
b) Avec un bail de société, le montant de l’avantage en nature logement devant être soumis aux cotisations de sécurité sociale est de :
EUR 12 525
(12 x 5 x EUR 167 + le remboursement de charges sociales employés)
soit un coût total de EUR 49 935
(EUR 32 400 de logement, EUR 2 505 approximativement de sécurité sociale employé et EUR 5 010 de sécurité sociale employeur).
L’entreprise a fait une économie de EUR 6 765 en optimisant l’avantage en nature logement sur un salarié pendant 1 an.
Cet exemple prend comme hypothèse un taux moyen de 20% de sécurité sociale employé, 40% de sécurité sociale employeur (charges sociales et taxes assises sur les salaires). Par contre, l’impact de l’impôt sur le revenu en cas de non-application du régime spécial des impatriés n’est pas pris en compte.
Les optimisations sur l’avantage en nature logement sont principalement mises en place lorsque les missions sont pour des périodes de moyens ou long-terme, c’est-à-dire 6 mois ou plus. En effet, il est souvent plus simple dans le cas de missions de courtes durées de garder le salarié à l’hôtel ou de loger par des agences louant des appartements pour des courtes durées. Dans ce cas, nous vous recommandons de vous rendre à la section « indemnités de grands déplacements ».
//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
// L’avantage en nature voiture (haut de page)
Il est fréquent que les salariés en mobilité internationale bénéficient d’un avantage en nature voiture déjà disponible à certains salariés en local.
Comme pour les salariés locaux, cet avantage en nature voiture peut être optimisé.
Nous vous proposons de vous rendre sur le site des URSSAFs qui définis clairement à travers un tableau synthétique les optimisations possibles.
//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
// L’avantage en nature nourriture (haut de page)
Il est possible pour l’employeur d’apporter une contribution aux repas de ces salariés. Cette assistance est reconnue comme non-cotisable à condition que certains plafonds ne soient pas dépassés, soit :
– EUR 4,35 pour le seul repas du midi en 2010 ;
– EUR 8,70 pour le repas du midi et du soir en 2010.
L’entreprise peut donc octroyer EUR 261 par mois à un salarié sans soumettre cet avantage à cotisations de sécurité sociale.
Par contre, les salariés en mobilité n’ayant pas la possibilité de se rendre chez eux le midi, le soir ou le week-end, il est accepté conformément à l’article 1, de l’arrêté du 1er décembre 2002, que ces salariés bénéficient du remboursement des frais de repas par leurs employeurs sans que soit constaté un avantage en nature sous respect de certaines limites (EUR 8,20 par repas ou EUR 16,40 par jour pour 2010).
De ce fait, tant que le salarié n’est pas officiellement installé dans son nouveau logement, il est accepté que l’entreprise octroie à ces salariés en mobilité internationale une allocation pour les frais de repas. Cette allocation est exonérée de cotisations dans sa totalité si :
– l’employeur peut justifier l’utilisation des indemnités conformément à leur objet, même si cette allocation excède les forfaits mentionnés ci-dessus ;
– l’indemnité n’excède pas les forfaits mentionnés ci-dessus.
Il est donc nécessaire de demander aux salariés les justificatifs des dépenses de repas si l’indemnité octroyée excède le montant des forfaits.
//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
// Les indemnités de grand déplacement (haut de page)
Il existe deux principaux types de grand déplacement, celui en métropole et celui à l’étranger et dans les DOM-TOM.
Le grand déplacement s’entend du déplacement professionnel ne permettant pas au salarié de regagner chaque nuit sa résidence habituelle, c’est à dire que :
– la distance séparant la résidence principale du lieu de déplacement est au moins égale à 50 kilomètres (trajet aller) ;
– les transports en commun ne permettent pas de parcourir cette distance en un temps inférieur à 1h30 (trajet aller).
Par contre, si l’employeur ne peut justifier du respect de ces conditions, celui-ci peut justifier du versement d’indemnités par des circonstances de fait (horaire de travail, modes de transport…).
Grand déplacement en métropole
Les indemnités pour les grands déplacements en métropole doivent couvrir deux types de dépenses :
– les indemnités supplémentaires de repas ;
– les indemnités compensant les dépenses supplémentaires de logement et de petit déjeuner.
Ces indemnités en 2010 peuvent être versées par les employeurs sans assujettissement aux cotisations de sécurité sociale à condition que :
– les indemnités n’excèdent pas EUR 16,80 par repas ;
– les indemnités n’excèdent pas EUR 60,30 pour le logement et le petit déjeuner à Paris, Hauts-de-Seine, Seine-Saint-Denis et Val-de-Marne (EUR 44,70 pour les autres départements).
Par contre, l’employeur ne peut verser ces indemnités que sous condition que la limite aux déplacements n’excédent pas une durée supérieur à trois de mois de date à date sur une période continue (ou discontinue). Si la mission est prolongée sur le même lieu de travail, les indemnités non assujetties subissent un abattement de ;
– 15% en cas de prolongation au-delà de 3 mois ;
– 30% en cas de prolongation au-delà de 24 mois et dans la limite de 4 ans.
Attention, une indemnité est reconnue comme conformément à son objet uniquement si les conditions sont respectées et que l’URSSAF ne peut justifier que:
– le salarié a effectivement regagné son domicile et donc engager des frais supplémentaires à l’occasion de ce déplacement ;
– le salarié à regagné son habitation principale le vendredi soir pour le week-end
Grand déplacement à l’étranger et en DOM-TOM
Il est d’abord important de rappeler que seuls les salariés assujettis au régime français de sécurité social peuvent bénéficier des indemnités mentionnées ci-dessous. Sont donc exclus les salaries assujettis au régime volontaire de sécurité sociale (CFE, CRE/IRCAFEX, GARP) et les travailleurs frontaliers.
Il est également important de rappeler que ces indemnités ne peuvent venir en supplément d’un avantage en nature logement ou d’un avantage en nature nourriture. En effet, si un de ces deux avantages est attribué au salariés, il est nécessaire, soit de réduire de 65% le montant des indemnités si le salarié bénéficie d’un avantage en nature logement, soit de 17,5% (ou de 35%) si le salarié bénéficie d’un avantage en nature nourriture pour 1 repas (ou les deux repas).
Concernant le montant des indemnités versées aux salariés, ceux-ci peuvent être trouvés sur le site suivant :
Ensuite, les conditions d’applications en terme de, réduction des montants dans le temps et de distance entre logement et résidence principales, sont les mêmes que pour les indemnités de grand déplacements en métropole.
//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
// L’avantage nature logement et nourriture pour les mandataires sociaux (haut de page)
Les optimisations sociales mentionnées ci-dessous concernant les avantages en nature logement et nourriture ne peuvent bénéficier aux mandataires sociaux.
Par contre, si un mandataire social est également titulaire d’un contrat de travail et qu’à travers ce contrat de travail, il est soumis aux cotisations pour l’assurance-chômage gérée par l’Assedic (il est rappelé que, en général, les mandataires sociaux ne peuvent bénéficier du chômage et sont donc non affiliés aux Assedic), ils peuvent bénéficier des optimisations préalablement mentionnées au titre de leur rémunération résultant du contrat de travail.
Il sera donc nécessaire, hors bénéfice des optimisations, de réintégrer la valeur réelle des repas (présentation des justificatifs pour chaque repas) et le montant des loyers. Il faudra également réintégrer l’ensemble des éléments payés par l’employeur au titre du logement (gaz, garage, assurance, chauffage, eau, etc).
Les optimisations sociales liées aux nouvelles technologies et à la voiture pourront être appliquées peut importe le statut du salarié (mandataire social ou pas).
//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
// Gérer la fin de mission d’un salarié (haut de page)
Se rendre sur la fiche « le régime des sommes isolées ».
//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
// Les frais acceptés comme frais professionnels en mobilité (haut de page)
L’administration sociale reconnaît que la mobilité professionnelle d’un salarié, que ce soit en France ou à l’étranger, engendre un certain nombre de coûts à priori à la charge du salarié et qui sont souvent pas de son fait. Pour cette raison, l’administration accepte que, si l’employeur décide de payer certains de ces frais liés à la mobilité, ces frais ne soient pas réintégrés dans la base de la rémunération brute assujettie à cotisations.
La liste établie ces frais non assujettis (sous présentation de justificatifs des dépenses effectivement supportées):
/// Frais de logement
– frais de garde meuble pendant la période de déménagement ;
– frais de déménagement ;
– frais d’hôtel pendant le déménagement pour tous les membres directs de la famille ;
– double loyer en début et fin de mission ;
– indemnités destinées à compenser les dépenses d’hébergement et de nourriture pendant la période de déménagement.
/// Remboursement divers
– cours de la langue du pays d’accueil (français ou étranger) pour le salarié ;
– frais de passeport, visa ou vaccination ;
– frais de scolarité des enfants dans le pays d’accueil.
/// Autres frais
– frais de rétablissement du courant électrique, de l’eau, d gaz et du téléphone :
– frais de mise en place d’appareils ménagers ;
– frais de réexpédition du courrier ;
– frais de notaire ;
– frais d’agence mobilière et frais d’état des lieux par un huissier ;
– frais de plaque d’immatriculation et de carte grise du véhicule ;
– frais de remise en état du logement en cas de location
/// Frais de transport
– voyage de reconnaissance du salarié et de son conjoint ;
– voyages aller et retour, de début et de fin de mission pour tous les membres directs de la famille (salarié, conjoint et enfants) ;
– voyage d’urgence dans le lieu d’origine ;
– voyage annuel pour tous les membres directs de la famille ;
– location de voiture à l’arrivée et au départ, en début et fin de mobilité.
Tous ces frais peuvent être déduits de la rémunération brute assujettie à cotisations de sécurité sociale du salarié si cette mobilité est internationale ou dans les DOM-TOM (et vice versa) à condition que cette mobilité soit voulue par l’employeur.
Il existe également la possibilité de verser des indemnités forfaitaires pour le logement, la nourriture, l’installation dans un nouveau logement. Si vous voulez plus d’informations sur ces indemnités, nous vous demandons de nous contacter.
Conclusion
Les cotisations de sécurité sociale employés / employeurs représentent un coût lourd pour les sociétés qui veulent donner à leurs employés une expérience à l’international ou en France.
Se donner les possibilités d’optimiser sa paie internationale peut représenter une réduction de ce coût important. Il est donc recommander aux structures ayant peu de salariés en mobilité internationale de prendre contact avec des cabinets spécialisés en paie et mobilité internationale et pour les structures ayant une large population en mobilité internationale de mettre en place un département spécialisé pour gérer cette population.
Enfin, nous rappelons que le bulletin de paie du salarié en mobilité internationale est le résumé de toutes les démarches obligatoires entamées pour respecter les règles d’immigration, du droit du travail, du droit de la sécurité sociale et du droit fiscal.
